第一章 总则

第一条 为加强学校实物类档案（以下简称实物档案）的管理，更有效地保护和利用档案资源，根据《中华人民共和国档案法》和《普通高等学校档案管理办法》，结合学校具体情况，特制订实物档案暂行管理办法。

第二条 实物档案是档案的重要组成部分，主要包括学校各项活动和学校对外交流、社会交往等各项活动中形成的珍贵的、有纪念意义的、有保存价值的以物质实体为载体的特定物品。

第三条　实物档案是文书档案的重要补充，具有直观性和多样性的特点。它直接反映了学校的发展和各方面工作取得的业绩，不仅具有较高的保存和利用价值，而且具有良好的社会教育功能，按照国家有关规定，实物档案属于学校财富，由档案馆实行集中统一管理，任何部门、个人不得把实物档案据为己有。

第四条　由档案馆负责对学校各级各类荣誉证书、奖状、奖牌、奖杯等实物进行收集归档和统一管理。

第二章 归档范围和保管期限

第五条　归档范围

　(一)奖品实物档案。本校在重大政治、经济、科学文化、科研、教学、外事、体育等活动中获得的省部级以上（含省部级）颁发的奖状、奖杯、奖章、奖牌、证书、锦旗、荣誉册、光荣册等。

　(二)印信实物档案。机构变更或撤消、合并失效的印章，包括钢印、铜印、胶印、木印等经公安机关审批后制作的印章。

　(三)名人字画实物档案。上级领导及社会知名人士、校领导和本校知名人士为学校的题词、作画。

　(四)学校重大活动发展过程中形成的有纪念意义的物品。建校以来使用过的校牌、匾等物品。

　(五)本校与国内、外校际交往中收受的礼品。

第六条 保管期限原则上应为永久保存。

第三章 实物档案的整理、归档要求

第七条 实物档案以自然件为单位进行整理。

第八条 检查归档的实物档案是否完善、准确、系统、配套。对有局部损伤者，应及时予以修补，修补时应尽量保持原貌。

第九条 根据实物档案的形成规律，保持有机联系和便于查考利用的原则，结合内容、价值、数量和类型、尺幅，进行系统整理，组成保管单位。

第十条 实物档案要有文字说明，包括类型、规格、载体形式、内容简介、时间、地点、人物和制作者等。

第十一条 实物档案的档号要与文字材料的档号相互标注借鉴号。

第十二条 奖品实物档案归档时应说明获奖单位、获奖时间、获奖名称及颁奖单位。

第十三条　字画和礼品归档时应附清单及说明，内容包括物品名称、接受时间、地点、事由、赠送人、接收人。清单一式两份。

第十四条　印章归档时应附印模一式两份。

第十五条　不在本管理办法第二条范围内有保留价值的、能反映学校发展历程的实物档案，经档案馆认定后归档。

第十六条　奖品类实物档案一般于获奖后两月之内向档案馆移交。印章、字画、礼品可随时向档案馆移交。

第十七条　移交时，移交单位要打印移交目录一式两份，交接双方各存一份备查。移交时应照像留存，像册对应实物编号保存。

第十八条 实物档案的装具，一般应使用原装具。没有原装具可用符合规范的专门的盒、套装载。

第四章 档案管理及利用

第十九条　分类编号

(一)实物档案档号按“年度号+实物档案分类号+保管单位号”依次编号。

(二)实物档案分类号：

SW

　　12 荣誉证书（科技奖入KY15）

　　13 奖状（科技奖入KY15）

　　14 奖章

　　15 奖牌

　　16 奖杯

　　17 锦旗

　　18 礼品

　　19 名人字画

　　20 纪念品

　　21 校牌、匾

　　22 印信（钢印、铜印、胶印、木印）

　　23 有收藏价值的教学科研设备设施

(三)在二级类目内, 以件为单位，按排列顺序从“1”开始标注件号。

第二十条 制作实物档案标签，内容包括档号、实物名称、颁（赠）单位时间、内容说明。

第二十一条 实物档案放置特制的实物档案柜（架）上，按同类实物进行入柜（上架）排列。

第二十二条 档案库房要做好防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防光、防尘、防污染和防盗等工作。

第二十三条　实物档案原则上只提供单位利用，借用单位须开具介绍信并说明理由，经由档案馆负责人签字后方可借用。实物档案借阅必须严格办理登记手续，借出档案，必须按期归还。

第二十四条　本管理办法自公布之日起实行。