第一条 人物档案是重要的档案信息资源，是学校的宝贵财富。为征集、保管和利用好人物档案，充分发挥人物档案在学校管理工作中的作用,继承和弘扬学校优良传统，传承不同时代优秀人物的治学精神，促进校园文化建设，根据《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》，结合我校实际，制定本规定。
第二条 本规定所称人物档案是指我校老一辈革命家、教育家，历任学校领导以及学术水平较高、成果显著、蜚声中外的教授、专家、学者、学生（含校友人物）等著名人物，在职务活动及其他社会活动中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像、实物等不同载体形式的历史记录。
第三条 人物档案是学校档案全宗的一部分,由档案馆实行集中统一管理，以确保人物档案完整、准确、系统、安全和有效利用。
第四条 人物档案征集工作由档案馆负责，各部门专（兼） 职档案人员或有关人员应协助做好征集、收集、归档工作。
第五条 根据人物档案形成和归档的特性，在管理上以人物为核心实施管理。
第六条 人物档案材料的收集，主要由人物本人及家属、同事、亲朋好友、所在单位或组织等提供的档案材料为主要来源。可采取向人物所在单位、本人或其亲朋好友直接征集归档材料，并通过征集、代管（寄存）、捐赠等多种形式进行。
第七条 人物档案建档对象或家属自愿献给学校的归档材料，可采取“捐赠”方式归档；由学校及档案馆向捐赠者颁发捐赠证书。捐赠的档案具有特殊保管价值的，学校应予以奖励。
　 第八条 凡在山东财经大学（包括合校前的2所学校）学习和工作过的著名人物包括老一辈革命家；历任校级党政领导；科学院院士、工程院院士，以及在某学科领域有较深造诣、有突出成就的专家学者；在国内外具有重要影响、成绩卓著的校友等均属人物档案征集对象。
第九条 人物档案归档内容主要有人物的生平、荣誉、论著等，具体范围见《山东财经大学人物档案归档范围及保管期限表》。
第十条 为了保证人物档案的完整性，与人物档案相关的照片、音像、实物等档案材料可互见其他类别的相关内容。
第十一条 征集归档的人物档案材料可随时向档案馆移交，填写移交目录一式三份，并办理移交手续，由移交人和档案馆分别永久保存。

第十二条 人物档案的档号由三部分组成，即：全宗号+ 建档人物姓名+ 案卷流水号，各层次之间采用“－”连接。档号模式如下:
全宗号—王××（人物姓名）—1～n（案卷号）
第十三条 人物档案的编目工作按“山东财经大学档案管理系统”进行著录编目。
第十四条 人物档案的排架采用按建档人物形成的独立小全宗依次横向排架。具体按每个人物全宗的档案载体形式、内容、归档时间的顺序排列上架。其中特殊载体材料实行单独排架保管,并在案卷目录中标明存址。
第十五条 根据档案形成载体的不同，应采取科学有效措施，加以保护和管理，严格执行安全和保密制度。
第十六条 档案馆应维护著名人物本人或已故名人家属的合法权益。人物档案形成者或捐赠者有权了解人物档案的整理、保管、利用情况，对该档案享有优先利用权。
第十七条 档案馆可根据宣传、教育、档案开发利用的需要拟定反映著名人物活动的专题编研、摄影、录像等工作，并组织实施。
第十八条 档案馆可以利用人物档案的复制件、重复件、档案目录等材料，举办展览、网上宣传和编辑出版有关档案资料等项工作。
第十九条 人物档案的查、借阅按《山东财经大学档案借阅制度》执行。
第二十条 档案馆应对人物档案的收进和移出、保管和利用等情况按《山东财经大学档案统计制度》进行统计。
第二十一条 本规定自发布之日起施行。